Nowe obowiązku fakturowania już od 1 stycznia 2025 r.: Niedawno Prezydent RP podpisał nowelizację, zgodnie z którą w życie wchodzi Krajowy System e-Faktur (KSeF).
Jest to ogólnopolski system teleinformatyczny, umożliwiający wystawianie e-faktur. Jego celem jest stworzenie podatnikom możliwości wystawiania i udostępniania faktur ustrukturyzowanych, które są jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych oraz dostępnych już faktur elektronicznych. Już teraz można z niego korzystać, jednak na tę chwilę jest on dobrowolny, natomiast od 1 stycznia 2025 r. będzie obowiązkowy.
Do głównych założeń ustawy wprowadzającej obowiązkowy KSeF zalicza się przede wszystkim:
- obowiązkowe korzystanie z systemu przez podatników od 1 lipca 2024 r. przy jednoczesnym odroczeniu tego terminu dla małych i średnich przedsiębiorców zwolnionych z VAT do 1 stycznia 2025 r.,
- wyłączenie z KSeF faktur konsumenckich oraz biletów spełniających funkcje faktur (w tym paragonów z autostrad), a także faktur wystawianych w procedurach OSS oraz IOSS,
- przewidzenie możliwości wystawiania faktur w trybie offline poza systemem i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu jej w trybie offline w przypadku awarii po stronie podatnika,
- złagodzenie sankcji w porównaniu z pierwotnymi założeniami, a także odroczenie ich obowiązywania do 1 stycznia 2025 r. – co daje podatnikom czas na zapoznanie się z działaniem systemu oraz dostosowanie firmy bez ponoszenia konsekwencji z powodu błędów,
- możliwość wystawiania w dotychczasowej formie do końca 2024 r. faktur z kas rejestrujących,
- uznawanie za fakturę uproszczoną również do końca 2024 r. paragonu fiskalnego z NIP.
Korzyści
Korzystanie z KSeF będzie obowiązkiem, wydaje się, że stracą na tym firmy dostarczające oprogramowanie księgowe. Jednak należy zauważyć, że niesie to ze sobą kilka korzyści, w tym podatkowych oraz związanych z ogólnym funkcjonowaniem przedsiębiorstw. Przede wszystkim podatnicy korzystający z KSeF będą mogli uzyskać zwrot podatku od towarów i usług w skróconym terminie 40 dni zamiast standardowych 60. Ministerstwo Finansów podkreśla, że ta zmiana wpłynie korzystanie na płynność finansową firm – w krótszym czasie będą one dysponować nierzadko wysokimi środkami pieniężnymi, które będą mogły ponownie wrócić do obrotu gospodarczego bądź zostać zainwestowane. Równie istotny dla podatników będzie fakt, że nie będą zmuszeni do wystawiania duplikatów faktur – w KSeF dokumenty będą przechowywane przez 10 lat, w związku z czym kontrahenci w każdym momencie będą mieli dostęp do faktury. Przy tym warto wspomnieć jeszcze o jednej korzyści – podatnicy nie będą obowiązani do ponoszenia kosztów archiwizacji dokumentów, co też wpłynie na poprawę sytuacji finansowej zwłaszcza dużych firm, w przypadku których roczna liczba dokumentów jest nierzadko bardzo znaczna.
Foto: Lucas Netter
Wpływ na zarządzanie firmą
Inną korzyścią jest zdjęcie z podatników obowiązku przesyłania na żądanie organów jednolitego pliku kontrolnego dla faktur – organy podatkowe będą miały stały dostęp do wystawianych faktur, w związku z czym nie będzie już konieczności przesyłania JPK_FA. Dodatkowo ministerstwo podkreśla, że szybsze procesowanie dokumentów to niższe koszty dla podatników. Korzyścią będzie również fakt, że podatnicy na bieżąco będą dysponować informacjami z wystawionych faktur, co ma duży wpływ na zarządzanie firmą. Wprowadzenie obowiązkowego KSeF oznacza dla podatników konieczność dostosowania swoich systemów księgowych oraz ogólne przygotowanie organizacyjne. Obecnie popełnione omyłki i błędy, w tym błędy rachunkowe, były łatwe do naprawienia. W chwili powstania obowiązku używania KSeF nie będzie to takie proste, a wręcz będzie można być za to ukaranym. Dlatego zachęcamy do wcześniejszego zapoznania się z tym systemem, sprawdzenia jego działania, bowiem teraz nauka nic nie kosztuje.
Jarosław Kuczyński
